Een open 1-op-1-gesprek is de uitgelezen kans om doelen en verwachtingen van manager en medewerkers op elkaar af te stemmen. Maar tel je voorbereiding, uitvoering en opvolging op, dan kruipt daar al snel veel tijd in.

Toch levert een geslaagd gesprek vaak een verhoogde motivatie en productiviteit op. Het sop is de kool dus waard. Samen met onze partner intuo bundelden we enkele tips om het feedbackmoment zo efficiënt en effectief mogelijk aan te pakken.

feedbackgesprekken voeren one-on-one

Stuur voor je gesprek via mail of een intern platform een uitnodiging voor het gesprek en geef daar al de te bespreken punten mee. “Via intuo leg je makkelijk een databank aan met thema’s en vragen die goed werken, waarna je die eenvoudig selecteert”, vertelt Tim Clauwaert, CEO van talent enablement platform intuo. Bekijk hoe intuo jou kan bijstaan bij het voorbereiden en plannen van krachtige feedbackmomenten.

Geef medewerkers ook de mogelijkheid om zelf topics aan te kaarten. Zo bied je hen de kans zich voor te bereiden en onderwerpen aan te snijden waarover ze echt willen praten en reflecteren.

Hou het persoonlijk

Ongeacht welke onderwerpen aan bod komen, voorzie altijd een luik over persoonlijke groei. Het is belangrijk dat het teamlid weet dat jij zijn/haar groei vooropstelt en hulp wil bieden om persoonlijke doelen te bereiken. Persoonlijke vragen kunnen voor onwennigheid zorgen, maar met gerichte ijsbrekers trek je het gesprek op gang, zoals:

  • Welke verantwoordelijkheden passioneren jou het meest?
  • Welke skills heb je nodig om jouw doelen te bereiken?
  • Worden jouw verwachtingen ingelost?

Het zijn vraagstukken waarover de medewerker meestal uitgebreid heeft nagedacht, waardoor ze makkelijker te beantwoorden zijn. Een vlotte start zorgt voor een ontspannen sfeer en plaveit de weg voor meer diepgaande vragen. Dan pols je naar concrete doelen, persoonlijke ambities en op welke termijn ze deze willen realiseren.

TIP: om een open en vrije setting te creëren, vindt een 1-op-1-gesprek het best af en toe buiten de kantoormuren plaats. Breek met de formelere werksfeer en wissel de meetingroom af met een lunch buitenshuis of maak samen een wandeling.

Werk aan perceptieverruiming

Tijdens een 1-op-1-gesprek kan je ook coachende vragen stellen waarbij de medewerker zelf tot een antwoord komt. Via een coachende attitude laat je ze luidop nadenken en door een andere bril naar hun eigen vragen en uitdagingen kijken. Vraag naar wat wel en niet werkt, wat ze willen bekomen en wat hen misschien tegenhoudt. En vooral: vraag waar je hulp kan bieden.

Appreciatie voor aandacht

Eens het gesprek op gang is gekomen, is het goed om de antwoorden en de daaraan gekoppelde actiepunten te noteren. Aandachtig zijn is de boodschap. Leg laptop en gsm even opzij en toon dat je gesprekspartner jouw prioriteit is. Die notities kun je nadien online bezorgen aan je medewerker.

Vraag ook ‘upward’ feedback

Tijdens het gesprek pols je naar feedback over de medewerker zijn verwachtingen, maar durf ook vragen wat hij/zij verwacht van het management en het bedrijf. Dat helpt jou te groeien als manager en het toont dat er een open cultuur heerst waar collega’s aangemoedigd worden om feedback te geven. Van erkenning en organisatiecultuur over prestaties van het managementteam tot duidelijke communicatie: niets is taboe.

TIP: 1-op-1-gesprekken gaan over de invulling en uitvoering van de job. Praten over persoonlijke groei zorgt er onvermijdelijk voor dat feedback over lopende projecten aan bod komt. Toch hou je projectmeetings beter gescheiden van 1-op-1-gesprekken.

Overloop en praat bij

Loopt het gesprek ten einde? Overloop nog eens de kern van wat net besproken is en wat de eventuele to do’s zijn. “Via een simpele online notitie bundel je alle punten en plan je meteen een volgende afspraak in. Met meetings op vaste tijdstippen in de agenda vermijd je laattijdige annulaties”, weet Tim Clauwaert. Sluit het gesprek af met een informele babbel over niet-werkgerelateerde zaken. Zo ziet je medewerker dat je geeft om meer dan enkel jobprestaties.

Ambities drijven boven

1-op-1-gesprekken zijn een uistekende tool voor managers om de productiviteit en het beroepsgeluk van medewerkers positief te beïnvloeden. Door de gesprekken consistent te laten plaatsvinden – of dat nu tweewekelijks, maandelijks of met grotere interval is – ken je je team beter en weet je wat er leeft op de werkvloer. Omgekeerd ontdek jij wat de ambities van je medewerkers zijn en wat zij van jou verwachten.