De intrede van de elektronische C3.2A (eC3.2)

De papieren controlekaart

Elke werknemer die tijdelijk werkloos wordt gesteld, moet per kalendermaand een controlekaart krijgen van zijn werkgever. Het nummer van deze controlekaart moet door de werkgever in het validatieboek worden ingeschreven. Vanaf de eerste werkloosheidsdag moet de werknemer de kaart altijd bij zich hebben en invullen volgens de instructies. Op het einde van de maand bezorgt hij de kaart aan zijn uitbetalingsinstelling om zijn uitkeringen te berekenen.

We kennen de controlekaart als een genummerd papieren document. In 2023 heeft de RVA een testfase gelanceerd voor het gebruik van de elektronische controlekaart ter vervanging van het papieren exemplaar.

Sinds 1 september 2023 kunnen alle ondernemingen gebruik maken van de eC3.2.

Verplicht gebruik van de eC3.2 vanaf 1 oktober 2024

De RVA schat dat de papieren C3.2A vanaf 1 oktober 2024 voorgoed verleden tijd zal zijn. Vanaf oktober dit jaar zullen alle werknemers hun controlekaart dus vermoedelijk verplicht online moeten invullen en valideren.

De RVA raadt daarom sterk aan de omschakeling niet uit te stellen! Eén van de voorstellen is om bijvoorbeeld al een paar werknemers het gebruik van de eC3.2 te laten “testen” en zo stelselmatig uit te breiden naar de volledige onderneming. Op die manier zijn alle werknemers vertrouwd met het gebruik op het moment dat de verplichting ingevoerd wordt.

Hoe kan de werkgever de elektronische werkwijze invoeren?

De werkgever kan het gebruik van de elektronische controlekaart invoeren via:

• Ofwel een ondernemingscao;
• Ofwel het arbeidsreglement;
• Ofwel een individueel akkoord met de betrokken werknemers. (hiervoor heeft de RVA een modeldocument ter beschikking)

Werkt men via een ondernemingscao of het arbeidsreglement, dan geldt de elektronische werkwijze voor alle werknemers van de onderneming. Werkt men via een individueel akkoord, dan hoeven niet alle werknemers betrokken te zijn. De laatste manier kan men gebruiken wanneer men al enkele werknemers laat testen. Van zodra de verplichting er is, is een individueel akkoord niet meer van toepassing.

De RVA vraagt ook dat de onderneming kort melding maakt wanneer ze overstappen op de elektronische C3.2. Dit mag via het contactformulier: https://www.rva.be/contact/contactformulier

Wat moet de werknemer doen?

Online of via app

De werknemer moet de eC3.2 invullen en versturen naar zijn uitbetalingsinstelling via de portaalsite van de sociale zekerheid (https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/ec32/index.htm) of via de eC3.2 app.

De app kan gedownload worden op dezelfde manier als andere populaire apps zoals Facebook, Whatsapp, etc. (via App Store / Play Store)

Inloggen kan via eID of itsme.

Verklaring op eer

Wanneer de werknemer zich heeft aangemeld via de app of de webpagina, zal hij als eerste een verklaring op eer te zien krijgen. Hiermee verklaart de werknemer aan de RVA dat het gebruik van de elektronische C3.2 werd ingevoerd op één van de geldige manieren (via het arbeidsreglement, een ondernemingscao of een akkoord met de werkgever). Verder verklaart de werknemer ook dat hij vanaf dat moment voor onbepaalde duur de eC3.2 gebruikt ter vervanging van de papieren variant en dat hij deze op de correcte wijze zal invullen. Deze verklaring wordt door de RVA gebruikt om de werkgever op de hoogte te stellen over welke werknemers al gebruik maken van de eC3.2 en dus geen papieren document meer nodig hebben.

De werknemer moet onderaan deze verklaring kiezen met welke maand hij wil starten. Er zijn twee mogelijkheden: de lopende maand of de volgende maand.

Start

Na de verklaring op eer volgt een startersgids die het gebruik van de eC3.2 kort toelicht. Er is ook een instructiefilmpje beschikbaar: https://www.youtube.com/watch?v=AYl8RbdXH2Y&t=167s

Het invullen gebeurt in principe op dezelfde manier als de papieren variant. De werknemer vult vanaf de eerste dag tijdelijke werkloosheid de nodige codes aan op de dagen dat hij niet werkloos is (arbeid, vakantie, ziekte…) t.e.m. het einde van de maand. De arbeiders van de bouwsector dienen vanaf de eerste dag van de maand de controlekaart in te vullen.

Heeft de werknemer zich vergist, dan kan die zijn fout nog makkelijk rechtzetten zolang de controlekaart niet gevalideerd werd. Dit in tegenstelling tot de papieren C3.2, waar de werknemer bij het maken van een fout een nieuw document moest opvragen.

Nieuwe werknemers in de bouwsector

In geval van een indiensttreding in de bouwsector moet de werkgever het nummer van de niet-nominatieve controlekaarten betreffende de maand van indiensttreding en de daaropvolgende maand vermelden bij de Dimona-aangifte.

Om aan deze verplichting te kunnen voldoen voor een werknemer die gebruik maakt van een elektronische controlekaart eC3.2, moet de werkgever bij de Dimona-aangifte gebruik maken van de dummy nummers 1212 (maand van de indiensttreding) en 1313 (daaropvolgende maand).

Technische problemen en extra info

Bij technische problemen kan de werknemer contact opnemen met het contactcenter van de RVA op het nummer 02/5455070 of via het contactformulier (https://www.rva.be/contact/contactformulier)

Extra informatie kan je terugvinden op de website van de RVA via deze links:

De elektronische controlekaart eC3.2 (rva.be) (info voor werkgevers)

De elektronische controlekaart eC3.2 (rva.be) (info voor werknemers)