Forfaitaire kilometervergoeding: werkgever mag kiezen tussen kwartaal- en jaarbedrag

Federale ambtenaren krijgen een forfaitaire vergoeding per kilometer wanneer ze hun persoonlijk motorvoertuig gebruiken voor beroepsdoeleinden. Ook voor de werkgevers en werknemers in de privésector is deze kilometervergoeding relevant. Werkgevers kunnen dit bedrag immers hanteren voor de terugbetaling van kosten aan werknemers die met de eigen wagen professionele verplaatsingen maken. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaarden het als een forfaitaire kostenvergoeding. Als zodanig is deze vergoeding niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en vrijgesteld van belastingen.

Twee varianten

De forfaitaire kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen kent twee varianten met elk een eigen wettelijke basis.

Er is enerzijds een bedrag dat elk kwartaal indexeert. Voor het vierde kwartaal 2023 bedraagt dit 0,4259 EUR per kilometer. De RSZ baseert zich op het kwartaalforfait voor de RSZ-vrijstelling.

Daarnaast is er ook de vergoeding die één keer per jaar wordt aangepast. Vanaf 1 juli 2023 tot 30 juni 2024 bedraagt deze 0,4280 EUR per kilometer. De RSZ bevestigt nu dat zij dit jaarforfait ook als ernstige norm aanvaardt.

Consequent kiezen

Een werkgever heeft dus voortaan de keuze tussen het forfaitair systeem op jaarbasis en dat op kwartaalbasis om de kosten verbonden aan professionele verplaatsingen te vergoeden. De keuze moet wel consequent zijn. 

Dit houdt voor de RSZ in dat:

• de keuze voor het forfaitair systeem op jaarbasis voor de volledige periode van 1 juli 2023 tot en met 30 juni 2024 geldt. Een werkgever die hiervoor opteert, kan tijdens deze periode dus niet omschakelen naar het systeem op kwartaalbasis.
• een eventuele omschakeling naar het forfaitaire kwartaalsysteem ten vroegste kan gebeuren vanaf 1 juli 2024, voor werkgevers die nu het jaarforfait toepassen.

RSZ en fiscus op één lijn

RSZ sluit zich met deze verduidelijking aan bij het standpunt van de fiscus. Een werkgever mag dus kiezen welk forfaitair systeem hij toepast, maar moet hierbij de nodige consequentie aan de dag leggen.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Soms gelden er bepaalde sectorale afspraken. Niet elke werkgever heeft dus een vrije keuze tussen beide systemen. Check dus zeker steeds de sectorale informatie!

Bron: https://www.sd.be/ellawebsite